Getting Things Done: Как управлять делами без стресса
Getting Things Done (GTD®) — это система бесстрессовой продуктивности. Метод создал Дэвид Аллен — консультант по вопросам управления делами и личной продуктивности, автор книги «Как привести дела в порядок». Методология GTD® учит, как совмещать рабочие процессы и другие важные дела, быть удовлетворённым, а также сопоставлять желания и действия.

Как начать практиковать технику рассказал на встрече CEO Club глава официального представительства David Allen Company в Украине, сертифицированный тренер по GTD® с 10-летним опытом использования методологии Вячеслав Сухомлинов.
ЗАМЕТКИ CEO CLUB
Сегодня становится всё сложнее справиться с увеличивающимся объёмом информации. Разуму по-прежнему доступны только два свойства: помнить и реагировать. То есть мозг хранит большие пласты данных и связывает их при помощи ассоциативного мышления, а также реагирует на паттерны, шаблоны и нестандартные ситуации. Но даже эти два свойства дают сбой: мы не можем вспомнить необходимую информацию в нужный момент.
Многозадачность — это миф
Обилие поставленных задач и текущих процессов не гарантирует высокую продуктивность. Скорее — стресс и головокружение. Для эффективной работы мозга он должен функционировать в дуальном режиме: напрягаться и расслабляться.

Если мы постоянно напряжены, то он истощается. Перманентно давить на педаль газа ― небезопасно. Пытливый ум постоянно набрасывает идеи и подталкивает нас двигаться дальше. Но только 4 мысли могут сосуществовать в голове. И эти 4 вещи держатся очень недолго: любой звонок, сообщение или проблема коренным образом меняют ситуацию.

Отказавшись от многозадачности, можно в два раза увеличить свою продуктивность. Лучше опустошать голову от лишнего, чтобы быть сфокусированным и не отвлекаться от достижения целей.
У вас достаточно времени для реализации ваших планов
У Иоганна Себастьяна Баха было 20 детей, которые не помешали ему многое воплотить. Не нужно дополнительное время, чтобы быть более творческим или более сфокусированным здесь и сейчас. Всё зависит от сознания, которое следует очищать, а также создавать в нём пространство для важного. Сознание — как вода: поднимается от брошенного камня, а потом успокаивается.

Чтобы быть креативным, мыслить стратегически, просто быть «здесь-и-сейчас» и получать радости жизни, не отвлекаясь, нужна простая методология управления делами. Это искусство организации потока работы и жизни.
Если информация не требует никаких действий, то это либо «мусор», который нужно выбросить, либо «справочная информация», которую следует сохранить, либо «что-то, что когда-то пригодится» и его стоит обдумать позже.
Пять шагов методологии GTD
Методология GTD® ― это практический инструмент, ведущий мысль к результату, который приносит удовольствие. Он включает в себя пять этапов: сбор, обработка, организация, обзор и выполнение. Когда вы освоите эти пять основных шагов и будете их постоянно практиковать, вы сразу почувствуете рост вашей личной эффективности.
1. Сбор: соберите то, что требует вашего внимания
Чтобы определиться с «что, как и где», важно зафиксировать задачи. Это позволит не потерять потенциально важные идеи и сохранить концентрацию на том, чем вы заняты в текущий момент. После фиксации становится понятно, что их несложно решить и, возможно, намечаются пути, ведущие к цели. Инструментами сбора могут стать блокнот, компьютер, телефон и т. д. Важно не держать вещи в голове. Перегрузка мозга информацией «ворует» нашу творческую энергию.

Записывая, мы всё «выгружаем» из головы и достигаем состояния пространства. На этом этапе стоит понять, какие из дел вызывают негативные эмоции. Их причиной может быть, например, невыполненное обещание. Есть три способа избежать этого стрессового состояния: выполнить обещанное, отказаться от его выполнения и снять обязательства или «передоговориться» либо с собой, либо с другим человеком.
2. Обработка: разъясните, что это значит
Сбор ничего не значит, если просто превращается в список. Нужно возвращаться к написанному и разъяснять его себе, отвечая не следующие три вопроса:
что это такое?
Вспомнить, в каком контексте появилась задача;
нужно ли с этим что-то делать?
Если информация не требует никаких действий, то это либо «мусор», который нужно выбросить, либо «справочная информация», которую следует сохранить, либо «что-то, что когда-то пригодится» и его стоит обдумать позже.

Если действия нужны, необходимо определить следующее доступное для выполнения физическое действие. Когда оно определено, то варианты развития следующие: «сделать», «делегировать» или «отложить» напоминание о том, что необходимо сделать, как только будет возможность. Чётко формулируйте и сразу выполняйте задания, если это занимает не более двух минут. В противном случае — ищите, кому делегировать задачу. В случае, если и это невозможно — отложите задачу для выполнения в будущем;
это проект?
Нужно спросить себя, достигаете ли вы желаемого результата после выполнения первого действий или нет. Всё, что требует нескольких шагов — это проект и должно храниться отдельно.

Формулирование проекта и первого действия важны для запуска процесса. Нормально, если у вас будет запланировано от 30 до 150 проектов и первых действий. Но сильно углубляясь в один проект, рискуем забыть или упустить остальное.

На этапе обработки важно принимать решения сразу, чтобы избежать «пожаров» в будущем. Думать об одном вопросе больше одного раза — терять время. Бесконечное обдумывание неэффективно.
Наличие организованных списков действий упростит выбор и позволит всегда быть уверенным в том, что вы заняты наиболее важным делом в каждый момент времени.
3. Организация: разместите всё там, где оно должно быть
Чтобы что-то взять, нужно приучить себя ставить всё на место. Значение действия определяет место размещения или хранения. Например, события, которые должны произойти в конкретный день, хранятся в календаре, несрочные действия ― в простом списке следующих действий, делегированные задачи ― в листе ожидания, проекты — в списке проектов. Вы сами создаёте списки по категориям в зависимости от вашей потребности: звонки, люди, офис, дом, компьютер, повестки и прочее. Разделив дела в соответствии с этими категориями, можно в любой момент понимать, какие дела доступны для выполнения, тем самым повысить уровень продуктивности и спокойствия.
4. Обзор: просматривайте регулярно
Просматривая задачи с еженедельной периодичностью, вы сохраняете перспективу. Чем дальше взгляд в перспективу, тем больше ясности. Есть шесть горизонтов фокуса наших обязательств: текущие действия, текущие проекты, зоны ответственности и внимания, цели, видение, миссия и принципы.

Реагируя на последние и срочные дела, мы рискуем потерять ориентиры. Мы часто недооцениваем важность планирования, ведь все планы, что у нас в голове, неизбежно воплотятся в жизнь. Важно найти время на обзор, пребывая в спокойствии и никуда не спеша.
5. Выполнение: просто делайте
Успешный критерий этого этапа — использование всех предыдущих. Выполнение ― это 100% реализации задуманного. Важно делать правильный выбор, что именно, как и когда делать. Выбор всегда за вами, а интуиция не даст ошибиться и попасть в ловушку вечной занятости. Наличие организованных списков действий упростит выбор и позволит всегда быть уверенным в том, что вы заняты наиболее важным делом в каждый момент времени.
Как начать пользоваться сегодня
Чтобы методология GTD® стала вас для эффективной, нужно просто начать её использовать: составлять списки проектов, повесток встреч и обсуждений, лист ожидания делегированных задач, принимать сразу решение о следующем действии, пользоваться правилом 2 минут, фиксировать время на просмотр почты и бронировать время на «Еженедельный Обзор». Так получится навести порядок в жизни, в компании и даже на кухне, ведь GTD® используют и для личных и семейных вопросов.
Похожие статьи